A documentação é uma ferramenta fundamental para criar, desenvolver e manter sistemas de uma forma organizada e eficiente. Ela fornece informações claras e precisas sobre o funcionamento, fluxos e dúvidas frequentes sobre o sistema, ajudando a prevenir erros e solucionando problemas de forma mais rápida.
Vantagens
Uma documentação bem escrita e atualizada contribui para o sucesso de um projeto, pois ela fornece mais autonomia para toda a equipe, centralizando as informações em um único local, que deve ser de fácil acesso a todos.
A documentação é capaz de reduzir custos, pois ao fornecer informações de forma clara e acessível, o desenvolvedor não precisará passar grande parte de seu tempo analisando e depurando códigos apenas para entender o que o sistema faz ou não faz. Isso eleva muito a produtividade de cada membro do time.
Além disso, a documentação também beneficia novos colaboradores, permitindo que eles compreendam rapidamente como os sistemas funcionam. Dessa forma, ela facilita a integração desses colaboradores à equipe, evita dúvidas, reduz alinhamentos e motiva-os a contribuirem com uma documentação já iniciada e bem organizada.
A documentação de sistemas e aplicações também é importante para garantir a continuidade dos projetos. Se um desenvolvedor sair da equipe ou se houver mudanças no projeto, ela garante que outros desenvolvedores possam compreender todos os sistemas do time e continuar o trabalho sem grandes atrasos ou esforços.
A documentação também pode ser compartilhada com membros fora da equipe, como um gerente de projetos ou outros departamentos. Isso permite que todos tenham uma boa compreensão e entendimento sobre o assunto, além de facilitar a colaboração entre todos.
Sua empresa pode se destacar sobre outras ao ter uma documentação bem escrita e organizada, pois isso demonstra profissionalismo, comprometimento com qualidade e preocupação com o cliente, que pode levar estes pontos em consideração ao considerar contratar seus serviços.
Consequências em não possuir documentação
Mesmo com todas as vantagens citadas acima, frequentemente a documentação é deixada de lado. As razões mais frequentes para isso são: pressão, prazos apertados, falta de tempo ou incerteza sobre os benefícios em ter uma documentação.
Isso possui consequências que não são visíveis a curto prazo, porém a documentação deficiente gera problemas. Os desenvolvedores começam a perder a produtividade que tinham no começo do projeto, pois agora ele está maior, mais complexo e possui mais regras de negócio. É necessário mais tempo analisando códigos para entender o que faz uma parte do sistema, além de se certificar que alterações não causem efeitos colaterais no que já está funcionando.
Novos desenvolvedores precisam ser treinados por aqueles que detêm o conhecimento do sistema, ocupando o tempo de ambos, que poderiam estar realizando ajustes ou desenvolvendo novas funcionalidades.
Aos poucos, o sistema começa a se tornar desorganizado e confuso. Integrações, fluxos, regras de negócio e validações rapidamente se tornam desconhecidos para os membros da equipe que não estiveram envolvidos diretamente no desenvolvimento de determinada parte do sistema.
Além disso, erros começam a ocorrer com mais frequência, pois não há nenhuma documentação que esclareça quais são os erros mais comuns e como resolvê-los. O tempo dos desenvolvedores é consumido na resolução de incidentes e treinamentos, o que atrasa o lançamento de novas funcionalidades.
Para evitar esses problemas, os desenvolvedores devem dedicar tempo suficiente à documentação e incluí-la como parte integrante do processo de desenvolvimento. Isso inclui escrever documentação clara e detalhada, atualizá-la regularmente e revisá-la com frequência para garantir que ela esteja sempre atualizada.
É importante entender que a entrega do desenvolvedor não se resume somente a códigos. A documentação é uma entrega importante que deve ser construída e atualizada ao longo do ciclo de vida do software, não devendo ser deixada para depois. O desenvolvedor deve se esforçar para enriquecer a documentação com bastante detalhes e uma profundidade que considere ser ideal para o bom entendimento do assunto. É muito mais fácil fazer isso logo após o desenvolvimento da funcionalidade, pois é nesse momento que os detalhes ainda estão frescos na memória.
Engajando as pessoas a contribuir com a documentação do time
Compreender que a documentação faz parte do processo de desenvolvimento de software é um grande avanço para que as pessoas possam realizar contribuições, pois dessa forma, o trabalho dos desenvolvedores só estará completo após terem documentado o que foi desenvolvido por eles.
Para que a documentação seja reconhecida como uma entrega, podemos passar a rejeitar merge requests e pull requests que não possuam informações documentando o que foi alterado.
É necessário definir critérios juntamente ao time que devem ser cumpridos na entrega das tarefas. Em algumas entregas, pode ser necessário a atualização do arquivo readme.md da aplicação, enquanto outras necessitam de contribuições na documentação do sistema ou na documentação focada no usuário final. É responsabilidade do próprio time definir os critérios de aceite e cumpri-los.
O reconhecimento e apoio da liderança neste processo é fundamental, pois estaremos adicionando mais uma tarefa a ser feita antes de considerarmos a demanda entregue. Isso deve ser refletido no prazo de entrega de todas as demandas em que a contribuição para a documentação seja necessária.
Uma documentação padronizada, centralizada e com templates prontos para utilização também contribui com a colaboração das pessoas, pois isso possibilita que seja fácil e rápido contribuir com novos conteúdos, além de possibilitar que os desenvolvedores mantenham seu foco em documentar o sistema e suas regras de negócio. Não é necessário se preocupar em aspectos como: onde a documentação será hospedada, como ela será organizada, quem possui acesso a ela, etc.
Ferramentas que auxiliam na documentação
A adoção de ferramentas que auxiliam na construção da documentação é algo que ajuda bastante, pois elas fornecem templates e facilidades que permitem-nos concentrar em simplesmente escrever.
Essas ferramentas possuem um processo de instalação simples, documentações legíveis, fácil uso e são largamente utilizadas pela comunidade.
Não é necessário criar um site do zero e manter um time responsável por ele. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas para esse fim são:
Para a escolha da ferramenta mais adequada, o ideal é conversar com o time sobre qual é a ferramenta que faz mais sentido e atende todas as necessidades, e, assim que ela for escolhida, centralizar as documentações nela, além de se certificar que todos tenham acesso.
Conclusão
A documentação se baseia em colaboração. Uma documentação atualizada e organizada só é possível se todos os membros da equipe estiverem engajados e dispostos a contribuir com ela. Portanto, é importante que toda a equipe tenha maturidade para reconhecer o quanto a documentação é essencial.
O time deve compreender que a documentação possui um papel crucial na empresa e, para isso, é necessário dedicar tempo para escrevê-la. Nesse sentido, é fundamental contar com o apoio da liderança para criar um ambiente favorável à documentação e incentivar a colaboração entre as pessoas. A documentação deve ser vista como uma entrega, tanto pelo time quanto pela liderança, e não como uma obrigação.
Os desenvolvedores precisam estar cientes de que suas entregas não se resumem somente em códigos. A documentação é uma entrega importante e deve estar contemplada no prazo de entrega de suas demandas.
Em resumo, a documentação é uma parte crucial do desenvolvimento de sistemas e aplicações. Ela permite uma compreensão clara e precisa do sistema, facilitando o entendimento, incentivando a colaboração entre equipes e garantindo a continuidade do trabalho. Por isso, é importante que os desenvolvedores dediquem tempo e recursos à criação e manutenção de uma documentação completa e eficiente, para garantir o sucesso do sistema e a satisfação dos clientes.